24.01.2007 12:27

Achtung Abmahnfalle: Notwendige Angaben in Emails

Still und leise hat der Gesetzgeber im Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister vom 10. November 2006 (PDF-Datei) zum Jahresanfang neue formale Anforderungen für Geschäftsbriefe aufgestellt.

Bislang mussten Kaufleute nur auf gedruckten Briefen die Angaben zur Rechtsform, Handelsregistereintragung etc. anbringen. Jetzt gilt dies auch für Emails. Die Angaben müssen deutlich lesbar sein. Unklar ist noch, ob es ausreicht, eine Visitenkarte an die Email anzuhängen. Nach unserer Einschätzung dürfte das nicht ausreichend sein, da solche Visitenkarten nicht von allen Programmen gelesen werden können.

Grund für die neuen Anforderungen in geschäftlichen Emails sind die geänderten Wortlaute der § 37a HGB, § 80 Abs. 1 S. 1 im AktG sowie § 35a Abs. 1 S. 1 im GmbHG.

Dort heisst es, dass ein Gewerbetreibender seinem Gegenüber in Geschäftsbriefen bestimmte Mindestinformationen mitzuteilen hat. So muss eine Gesellschaft, die unter die Regelungen des Handelsgesetzbuches fällt, nicht nur die Bezeichnung der Firma mitteilen, sondern auch den Ort ihrer Handelsniederlassung, die Nummer, unter der sie im Handelsregister eingetragen ist, und die des Handelsgerichts, an dem sie eingetragen ist, weiterhin den Geschäftsführer.

Nicht zu verwechseln ist das allerdings mit den Angaben, die laut TDG (Telekommunikationsdienstegesetz) im Impressum einer Webseite erforderlich sind.

Betroffen ist von den Änderungen der externe Geschäftsverkehr mit Emails – jegliche schriftliche Mitteilung nach außen, unabhängig davon, an wie viele Empfänger das Schreiben gerichtet ist. Dies betrifft Rechungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.

Nach dem Willen des Gesetzgebers unterliegen diese Schriftstücke nunmehr auch in ihrer elektronischen Form den genannten Anforderungen.

Ausnahmen ergeben sich nur aus den jeweils zweiten Absätzen der oben genannten Vorschriften. Demnach dürfen die genannten Angaben bei solchen Mitteilungen und Berichten wegfallen, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung als ausgefüllte Formulare ausgetauscht werden. Bestellscheine fallen jedoch ausdrücklich nicht unter diese Ausnahme.

Dabei hat jeder betroffene Kaufmann die Vorgaben zu beachten, die abhängig von der Rechtsform seiner Firma für ihn gelten. Andernfalls droht etwa einer GmbH ein Zwangsgeld von bis zu 5000 Euro. Dazu kommt für alle Firmen die Gefahr einer Abmahnung wegen unlauteren Wettbewerbs.

Schließlich können unzureichende Angaben im Emailverkehr dazu führen, dass ein Mitbewerber dies zum Anlass für eine Abmahnung nimmt. Hierdurch können ganz erhebliche Anwaltskosten entstehen.

Update 1.2.2007:heise.de berichtet bereits von ominösen Abmahnungen durch eine Fa. Iglusoft GmbH: Iglusoft moniert in dem Anschreiben, dass die E-Mails der Abgemahnten "nicht den Formvorschriften entsprechen, die für E-Mails gelten, welche Geschäftsbriefe ersetzen". Aufgrund der Rechtsverletzung sollen demzufolge Iglusoft "umfassende Unterlassungsansprüche und Schadensersatzansprüche" zustehen. Man sei "als Konkurrenzunternehmen beziehungsweise direkter Mitbewerber" abmahnberechtigt. In der beigefügten Unterlassungserklärung verlangt Iglusoft ohne weitere Begründung eine "pauschale Aufwandsentschädigung" von 137 Euro plus Mehrwertsteuer. Unterzeichnet ist die Abmahnung von einem "Rechtsassessor" des Unternehmens.

Update 2.2.2007

Der entfachte Streit darüber, ob auch Newsletter Geschäftsbriefe sind und deshalb diese Angaben dort enthalten sein müssen, erübrigt sich eigentlich. Es handelt sich unserer Auffassung nach dabei um geschäftsmäßige Teledienste bzw. redaktionell gestaltete Mediendienste für die nach TDG bzw. MDStV eine Impressumspflicht gilt.

Kleingewerbetreibender (Muster)

Frank Müller CD-Shop,

Postfach 1234, 70199 Stuttgart,

Frank Müller, Rosenbergstraße 8, 70199 Stuttgart,

Telefon 0711 1234 Telefax 0711 1236

GbR (Muster)

Frank Müller und Maria Schmidt GbR, Postfach 1234, 70199 Stuttgart

Frank Müller und Maria Schmidt GbR, Rosenbergstraße 8, 70199 Stuttgart

Telefon 0711 1234 Telefax 0711 1236

ABC Shop e.K.

ABC Musikshop e.K.,

Rosenbergstraße 8, 70199 Stuttgart

Telefon 0711 1234 Telefax 0711 1236

Amtsgericht - Registergericht - Stuttgart HRA 1234

OHG (Muster)

Möbel Müller OHG

Postfach 1234, 70199 Stuttgart

Möbel Müller OHG

Rosenbergstraße 8, 70199 Stuttgart

Telefon 0711 1234 Telefax 0711 1236

Sitz: Stuttgart, Amtsgericht - Registergericht – Stuttgart HRA 1234

KG (Muster)

Häberle KG

Rosenbergstraße 8, 70199 Stuttgart

Telefon 0711 1234 Telefax 0711 1236

Sitz: Stuttgart, Amtsgericht - Registergericht - Stuttgart HRA 1234

GmbH & Co. KG (Muster)

ABC Musikversand GmbH & Co.KG

Rosenbergstraße 8, 70199 Stuttgart

Telefon 0711 1234 Telefax 0711 1236

Sitz: Stuttgart, Amtsgericht – Registergericht – Stuttgart HRA 1234

Persönlich haftende Gesellschafterin: ABC Verwaltungs-GmbH

Sitz: Stuttgart, Amtsgericht – Registergericht - Stuttgart HRB 5678

Geschäftsführer: Roland Sänger

GmbH (Muster)

ABC Tonträger GmbH

Rosenbergstraße 8, 70199 Stuttgart

Telefon 0 711 12345 Telefax 0 711 45678

Sitz: Stuttgart, Amtsgericht - Registergericht - Stuttgart HRB 1234

Aufsichtsratsvorsitzender: Fritz Maier

Geschäftsführer: Bernhard Müller

AG (Muster)

ABC Musikverlag AG

Rosenbergstraße 8, 70199 Stuttgart

Telefon 0 711 12345 Telefax 0 711 45678

Sitz: Stuttgart, Amtsgericht - Registergericht - Stuttgart HRB 1234

Aufsichtsratsvorsitzender: Leo Koch

Vorstand: Hans Haase (Vorsitzender), Karl Müller, Inge Vogel