Offenlegungspflicht

Nachfolgend haben wir Ihnen häufig auftretende Fragen und Hinweise zu den Offenlegungspflichten zusammengestellt.

Elektronische Offenlegung beim e-Bundesanzeiger:

Wir können für Sie die Unterlagen im kostengünstigsten XML-, bzw. XBRL-Format aufbereiten und anschließend  and den e-Bundesanzeiger übermitteln. Diesen Service bieten wir Ihnen für 250,- € zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer an. Die Veröffentlichungsentgelte des Bundesanzeigers für kleine Kapitalgesellschaften in Höhe von ca. 50,- € rechnet dieser direkt mit Ihnen ab. Für die nicht Elektronische Veröffentlichung berechnet der Bundesanzeiger zur Zeit ca. 170,- €. Wenn wir für Sie die Einreichung beim Elektronischen Bundesanzeiger übernehmen dürfen, senden Sie uns bitte die Auftragsbestätigung unterschrieben zurück.

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Häufige Fragen und Hinweise

 Wer ist zur Offenlegung verpflichtet?

Offenlegungspflichtig sind im Wesentlichen:

• Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA);
• Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (z.B. GmbH & Co. KG);
• Banken;
• Versicherungsunternehmen;
• eingetragene Genossenschaften;
• Zweigniederlassungen bestimmter auslän­discher Kapitalgesellschaften;
• nach §1 Publizitätsgesetz zur Offenlegung verpflichtete Unternehmen.

Auch sogenannte „Vorratsgesellschaften", die keine Geschäftstätigkeit entfalten, sowie Ge­sellschaften in Insolvenz oder Liquidation sind offenlegungspflichtig.

Was ist zur Veröffentlichung einzureichen?

Große Gesellschaften (vgl. § 267 HGB) müs­sen sämtliche der in § 325 Abs. 1 HGB ge­nannten Unterlagen einreichen. Das sind:

• der Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang) mit dem Bestätigungs-/Versagungsvermerk des Abschlussprüfers oder der (lAS-)Einzelabschluss nach internationalen Rech­nungslegungsstandards;
• der Lagebericht;
• der Bericht des Aufsichtsrats;
• der Ergebnisverwendungsvorschlag und beschluss;
• die Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex nach § 161 AktG.

Entsprechendes gilt für die Offenlegung eines Konzernabschlusses und eines Konzernlageberichts.

Mittelgroße Unternehmen können von der Erleichterung nach § 327 HGB und kleine Ge­sellschaften von der Erleichterung nach § 326 HGB (nur Bilanz und Anhang ohne GuV-Angaben) Gebrauch machen.

Wo, wie und wann müssen die Unterlagen zur Veröffentlichung eingereicht werden?

Adressat der Einreichung und Offenlegung ist ausschließlich der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers:

Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH Amsterdamer Straße 192
50735 Köln  www.ebundesanzeiger.de

Für die elektronische Übermittlung von Aufträgen steht die Serviceplattform des elektronischen Bundesanzeigers unter www.publikations-serviceplattform.de zur Verfügung.

Die Einreichungs- und Veröffentlichungsfrist beträgt im Regelfall höchstens zwölf Monate gerechnet vom Abschlussstichtag*. Ein z.B. zum Abschlussstichtag 31. Dezember 2006 aufzustellender Jahresabschluss ist damit spätestens am 31. Dezember 2007 beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einzureichen. Für bestimmte kapitalmarkt­orientierte Unternehmen gilt eine kürzere Frist von nur vier Monaten.

Ist eine Befreiung von der Offenlegungspflicht oder eine Fristverlängerung mög­lich?

Eine Befreiung von der Offenlegungspflicht ist nicht möglich. Es bestehen lediglich die von der Größe der Gesellschaft abhängigen Er­leichterungen bei der Offenlegung. Die Einrei­chungs- und Veröffentlichungsfristen sind nicht verlängerbar. Werden zur Wahrung der Frist der Jahresabschluss und der Lagebericht ohne die anderen erforderlichen Unterlagen einge­reicht, sind diese nach ihrem Vorliegen unver­züglich nachzureichen. Bei der sukzessiven Offenlegung ist auf diesen Umstand hinzuwei­sen.

Dem Ordnungsgeldverfahren steht nicht ent­gegen, dass eine der Offenlegung voraus­gehende Pflicht, insbesondere die Aufstellung des Jahresabschlusses oder die unverzügliche Erteilung des Prüfauftrags, noch nicht erfüllt ist.

Wie ist der Ablauf des Ordnungsgeldver­fahrens?

Der elektronische Bundesanzeiger prüft, ob die einzureichenden Unterlagen fristgemäß und vollständig eingereicht wurden. Ist dies nicht der Fall, unterrichtet der Bundesanzeiger das Bundesamt für Justiz.

Das durch das Bundesamt für Justiz von Amts wegen einzuleitende Ordnungsgeldverfahren beginnt mit der Aufforderung, innerhalb einer Frist von sechs Wochen ab Zugang dieses Schreibens den gesetzlichen Offenlegungspflichten nachzukommen oder das Unterlassen mittels Einspruch zu rechtfertigen. Dies ge­schieht unter Androhung eines Ordnungsgel­des, das sich auf mindestens 2.500 Euro be­läuft und bis zu 25.000 Euro betragen kann. Mit der Androhung werden den Beteiligten zugleicht die Kosten des Verfahrens auferlegt (50 Euro zzgl. Zustellgebühren). Die Verfah­renskosten entfallen nicht dadurch, dass der Offenlegungspflicht innerhalb der Sechswo­chenfrist nachgekommen wird.

Das Ordnungsgeldverfahren kann gleichbe­rechtigt sowohl gegen die Gesellschaft als auch gegen die Organmitglieder betrieben werden.

Wird die Offenlegungspflicht nicht innerhalb von sechs Wochen nach Androhung des Ord­nungsgeldes erfüllt oder die Unterlassung mit­tels Einspruch gerechtfertigt, ist das Ord­nungsgeld festzusetzen. Zugleich hat das Bundesamt für Justiz die frühere Verfügung unter Androhung eines erneuten Ordnungsgel­des zu wiederholen. Das Verfahren kann sich mit jeweils erneuter Ordnungsgeldandrohung und erneuter Ordnungsgeldfestsetzung solan­ge wiederholen, bis die Pflicht erfüllt ist oder die Unterlassung gerechtfertigt wird.

Der Einspruch gegen die Androhung des Ord­nungsgeldes oder gegen die Kostenentschei­dung hat keine aufschiebende Wirkung.

Gegen die Verwerfung eines Einspruchs und gegen die Festsetzung des Ordnungsgeldes kann sofortige Beschwerde zum Landgericht Bonn erhoben werden. Dem Bundesamt für Justiz steht bei einer sofortigen Beschwerde derzeit keine Abhilfebefugnis zu.

Wann erledigt sich das Ordnungsgeldver­fahren?

Legt das Unternehmen binnen der im Andro­hungsschreiben gesetzten Nachfrist von sechs Wochen die erforderlichen Unterlagen beim elektronischen Bundesanzeiger offen und zahlt es die Verfahrens- und Zustellkosten, so erle­digt sich das Ordnungsgeldverfahren. Über die Einreichung beim Bundesanzeiger wird das Bundesamt für Justiz automatisch informiert. Eine zusätzliche Mitteilung an das Bundesamt für Justiz ist nicht erforderlich.

Erhebung von Einwendungen?

Für die Mitteilung von Einwendungen gegen die Androhung ist dem Androhungsschreiben ein Rückantwortbogen beigefügt. Hat bei­spielsweise das Unternehmen ein von der Mitteilung des Bundesanzeigers abweichendes Geschäftsjahr, so kann dies mit dem Rückant­wortbogen dem Bundesamt für Justiz mitgeteilt werden. Das Gleiche gilt für alle weiteren Ein­wendungen.

Was gilt bei Insolvenz?

Nach einer Insolvenzeröffnung bestehen die

handelsrechtlichen Buchführungs- und Rech­nungslegungspflichten fort und sind in Bezug auf die Insolvenzmasse durch den Insolvenz­verwalter zu erfüllen, § 155 Abs. 1 InsO. Als zur Erstellung der Handelsbilanz verpflichtet, trifft den Insolvenzverwalter die Offenlegungs­pflicht. Für Mitteilungen im Zusammenhang mit der Insolvenz verwenden Sie bitte den Rück­antwortbogen, der dem Androhungsschreiben beigefügt ist

Warum ist offenzulegen?

Sinn und Zweck der Publizität der Unterneh-mensrechungslegung ist es, alle Interessierten - Geschäftspartner, Gläubiger, Gesellschafter u.a. - in die Lage zu versetzen, sich einen Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnis­se des Unternehmens zu verschaffen. Das ist insbesondere dort erforderlich, wo den Gläubi­gern - wie etwa bei Kapitalgesellschaften -grundsätzlich nur das Gesellschaftsvermögen haftet. Die Pflicht zur Offenlegung ist hier die Kehrseite der Haftungsbeschränkung. Die Publizität liegt im gesamtwirtschaftlichen Inte­resse.