Elektronische Signatur für Rechnungen

Elektronische Signatur für Rechnungen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt

I. Allgemeines:

Als Rechnung gilt jedes Dokument im Geschäftsverkehr mit dem eine Leistung abgerechnet wird.

Unternehmer sind bei Erbringung einer Leistung an andere Unternehmen und juristische Personen sowie bei steuerpflichtigen Leistungen an Grundstücken zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Darüber hinaus ist nach umsatzsteuerlichen Vorschriften der Vorsteuerabzug, neben anderen Bedingungen, nur bei der Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung möglich.

Umsatzsteuerlich gilt ein Dokument nur dann als Rechnung und berechtigt den Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug, wenn es die folgenden allgemeinen Bestandteile

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers,
die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende (Rechnungs-)Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird,
die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung,
jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
den anzuwendenden Steuersatz sowie
den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

enthält.

II. Elektronische Übermittlung

Eine Rechnung gilt als "auf dem elektronischen Weg übermittelt", wenn die Übermittlung der (Papier)Rechnung zwischenzeitlich über ein anderes Medium, wie Versenden per E-Mail oder Fax, Abholung aus einem Online-Portal, erfolgt.

Damit der Leistungsempfänger durch eine elektronisch übermittelte Rechnung zum Vorsteuerabzug, neben anderen Bedingungen, berechtigt wird, muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung durch eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet sein. Diese Voraussetzungen gewährt eine Datei mit der Dateierweiterung "*.sig", die im Zusammenhang mit dem übermittelten Dokument mittels eines speziellen Verfahren erstellt und mit dem Dokument übermittelt wird. Es ist zu beachten, dass diese Datei und das übermittelte Dokument Buchungsbelege sind, und die Aufbewahrungsfrist somit 10 Jahre beträgt.

Der Originalzustand des übermittelten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Dies setzt insbesondere voraus, dass vor einer weiteren Verarbeitung des Dokumentes die Signatur im Hinblick auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung geprüft und das Ergebnis dokumentiert wird, die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datenträger erfolgt, der Änderungen nicht mehr zulässt, der Eingang der elektronischen Abrechnung und ihre Archivierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert wird.

Im Zweifelsfall sollte die Rechnung in Papierform angefordert werden!

Rechtsgrundlagen:

§ 14 Abs. 1 UStG

§ 14 Abs. 3 UStG

§147 AO

Richtlinie 2001/115/EG

A 184a Umsatzsteuer-Richtlinien 2008

Umsatzsteuer