Aufbewahrungsfrist
Für die Aufbewahrung von Dokumenten und die zugehörigen Aufbewahrungsfristen gelten unterschiedliche Gesetze. Am weitesten verbreitet und bekannt sind die Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten nach Handels- und Steuerrecht. Daneben gibt es branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, Krankenhäusern, Qualitätssicherung, Umweltschutz, Telekommunikation, Energieerzeugung, Bauwesen usw. Der englischsprachige Begriff für Aufbewahrungsfrist lautet "Retention Period" und spielt eine wichtige Rolle in Records-Management-Lösungen zur Verwaltung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen.
Inhaltsverzeichnis |
[Bearbeiten] Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Deutschland
[Bearbeiten] Handels- und steuerrechtliche Vorgaben
Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB ) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen:
- 6 Jahre: empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung - Alles was zu Streitigkeiten führen könnte, wird 6 Jahre aufbewahrt
- 10 Jahre: Bilanzen, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken - Alles was gebucht wird, wird 10 Jahre aufbewahrt
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist.
[Bearbeiten] Vorgaben für Krankenhäuser
Patientenakten sollten aus versicherungstechnischen Gründen 30 Jahre aufbewahrt werden.
[Bearbeiten] Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Österreich
[Bearbeiten] allgemeine Vorgaben für Geschäftsunterlagen
Gemäß § 132 Bundesabgabenordnung besteht für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Beispiel: Für Unterlagen des Kalenderjahres 2000 endet die Frist am 31. Dezember 2007 (Beachte: bei abweichendem Wirtschaftsjahr dürfen nur Belege vernichtet werden, welche sich auf das im Jahr 2000 endende Wirtschaftsjahr beziehen).
Aufzeichnungen und Unterlagen, welche Grundstücke betreffen müssen gemäß § 18 Abs. 10 UStG für 12 Jahre aufbewahrt werden. Bei bestimmten, gemischt genutzten Grundstücken kann sich diese Frist auf 22 Jahre verlängern.
Grundsätzlich gilt auch, dass alle Unterlagen dann länger aufzubewahren sind, wenn sie bei anhängigen Abgabenverfahren (§ 132 Abs. 1 BAO) oder bei einem anhängigen gerichtlichen oder behördlichen Verfahren, von Bedeutung sind (§ 212 HGB).
[Bearbeiten] Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in der Schweiz
[Bearbeiten] allgemeine Vorgaben für Geschäftsunterlagen
Im Obligationenrecht unter Artikel 962 finden wir folgenden Eintrag:
- Ziffer 1
Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren
- Ziffer 2
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die letzten Eintragungen vorgenommen wurden, die Buchungsbelege entstanden sind und die Geschäftskorrespondenz ein- oder ausgegangen ist.
Im Mehrwertsteuergesetz unter Artikel 58 ist ein ähnlicher Eintrag zu finden:
- Ziffer 2
Die steuerpflichtige Person hat ihre Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen während zehn Jahren ordnungsgemäss aufzubewahren. Artikel 962 Absatz 2 des Obligationenrechts1 bleibt vorbehalten. Die mit unbeweglichen Gegenständen zusammenhängenden Geschäftsunterlagen sind indessen während 20 Jahren aufzubewahren. Ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Verjährung der Steuerforderung, auf welche sich die Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstigen Aufzeichnungen beziehen, noch nicht eingetreten, so dauert die Aufbewahrungspflicht bis zum Eintritt dieser Verjährung.
[Bearbeiten] Vorgaben im Zusammenhang mit Grundstücken
Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen verlängert sich laut MwStG 58 Ziff. 2 auf 20 Jahre.
Siehe auch: Aufbewahrungspflicht
[Bearbeiten] Weblinks
- Merkblatt Aufbewahrungsfristen für alle Dokumentenarten der IHK Nord Westfalen
- Systematische Sammlung des Schweizerischen Bundesrechts
| Bitte beachten Sie den Hinweis zu Rechtsthemen! |